系统组成图
1、公文处理
公文处理模块实现公文处理过程的电子化和自动化，提高公文处理的效率。
收文处理
凡外单位（上级单位、下级单位或相关单位）发至本单位的所有公文统称收文。根据文件性质的不同，收文可分为办理性文件和阅知性文件。收文处理就是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等环节。一般单位的收文处理流程又按文件性质分为办文处理流程和阅文处理流程。
发文处理
以本单位名义发出的一切公文统称发文，是具有效力和规范格式的文书，接收单位可以是上级机关、下属单位或相关单位。发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、编号、排版、校对、打印、分发、归档等环节。发文按文件性质又可以分为多种发文，如正式发文、内部呈报件发文或专报件发文等。发文处理流程一般采用自由流程。
发文处理流程实例
流程可自定义
公文处理流程可以由用户单位自定义，自定义项目丰富，系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位实际业务需要的收发文处理流程。
公文的安全性
公文流转过程中，只有当前办理人可以对文件进行办理。可以设置每个环节的办理权限，办理权限有：◎允许编辑文档 ◎允许编辑附件 ◎允许查看意见汇总 ◎允许跟踪后续办理过程 ◎允许退回 ◎允许分发文档 ◎允许打印文件等，每个环节的办理人只能根据权限进行办理。
文件修改痕迹保留
系统集成Word和WPS作为文件编辑工具，在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。对不同人员的修改痕迹以不同的颜色显示加以区分，并能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，保证文件修改的严肃性和责任性。
处理信息的记录
每个流转公文都带有“意见汇总”和“流转历史”两个域，“意见汇总”自动记录了每个办理人填写的意见，“流转历史”自动记录了公文流转处理的过程信息。
文件编号
系统提供了定义“文种流水号”的功能，可以根据本单位收文和发文的分类定义文种流水号，文种流水号记录该类文件的编号信息和当前序号，收发文表单中可以直接调取当前文种流水号，当前流水号被使用后序号会自动加1。
文件套打
公文处理结束后，可进行公文内容的套红打印。用户的打印权限可进行设置，无打印权限的用户无法进行文件套红打印。用户需套红打印的格式可根据用户需求完全进行自定义，以制作MS Word文档模板作为打印格式，将各类公文的指定内容按指定格式打印，形成具有固定格式要求的纸质文件。
流转监控
每个处理流程可以设置流程管理者，流程管理者可以实时监控本流程中的所有流转公文的办理情况，并可以进行催办、特送、删除等操作。
委托办理
可将相关工作委托给其他人办理，可设置委托时限，时限到后自动收回委托办理权限。
2、文件管理
可以根据需要设置文件库
用户单位可以根据实际需要设置文件库，文件库可用于保存流转结束的文件，也可用于存储各种日常文件。
在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在未级文件夹中。
文件库设置实例
文件库中提供多重访问权限控制
文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。
文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。
文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。
用户单位可以根据实际需要设置有效的文件访问权限，确保单位中的文件按权限进行管理和访问。
3、信息发布
电子公告
可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。
在线新闻
在线新闻用于单位内外部新闻的发布，发布人由系统管理员设置，近期新闻同时在主界面的左下角滚动显示。
电子论坛
为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
4、内部通讯
电子邮件
邮件系统为每一个办公用户提供了一个标准邮箱，可用于收发内部邮件，也可用于收发外部邮件。
在线短信
可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。
5、辅助办公
日程安排
提供个人日程安排、日程共享和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。
会议室管理
可以查看会议室的状态、进行使用申请和审批，并具有使用记录。
物品管理
可以设置多个物品仓库，提供物品的入库、库存和出库管理，具有物品领用申请与审批功能，并可以进行各种查询与统计。
人事管理
提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。
考勤管理
提供电子打卡、去向登记、去向牌、查询和统计等功能。
6、系统定制
独创的可视化表单定制和一表式流程定制方法，使非计算机专业人员也可以完成系统的定制工作。
组织机构
设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
表单定制
系统提供了可视化的表单定义功能，系统管理员可以轻松地自定义出本单位业务需要的表单。表单定制功能强大，能够支持实际业务中各种表单格式的定义。
流程定制
系统提供一表式流程定义功能，系统管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程，自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。
自由流程：系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。
基础数据
对常用的办公用语、数据字典、文种流水号和打印模板等进行定义和维护。
配套系统：公文交换系统
公文交换系统实现各个机关单位之间电子公文的自动交换。公文交换系统由交换服务器和公文交换接口组成，公文交换接口与办公系统无缝连接，发文处理流程处理完的发文可以直接进入接口进行发送，收文处理流程可以直接从接口中引入收文。
公文交换系统原理图
公文交换接口支持“ 合强A8集群办公系统”和合强公司的其它办公自动化系统，对于第三方的OA系统也可以专门开发相应的公文交换接口。 |
