2006-5-23 软件报

   随着我国政府部门和企事业机构的信息化建设工作已经全面展开，许多成功的办公自动化（Office Automation，简称OA）系统已经发挥出越来越重要的作用。就目前市场而言，国内各厂家推出的各种办公自动化产品种类日趋繁多，产品的应用领域涉及各行各业。作为用户，如何选择适合本单位应用的OA软件成了不少用户所关心的问题。在此，笔者根据自己在OA领域多年的工作经验，从OA平台、软件功能、需求特点、实施维护等多方面进行分析和总结，供众多希望构建办公自动化系统的用户借鉴和参考。

　　OA平台的选择

　　一个成功的OA系统需要一个好的平台。专家们一致认为：领导重视、统一规划、选好应用平台是建好OA的重要前提条件。

　　Lotus Notes作为OA的首选平台已获得众多专家的充分肯定，作为一个优秀的、经过实际应用检验的软件，在管理企业信息流、物流、资金流等领域都拥有领先的优势，目前在中国已经获得了许多成功的应用，一大批政府主管部门、应用部门、金融单位、企事业单位都相继建成基于Lotus Domino/Notes的信息应用网络系统。

　　Lotus Domino/Notes具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制，尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。Lotus R5继承了Lotus Notes优秀的群件特征。产品具有先进稳定的体系结构、跨平台支持、高度集成关系数据库、安全性高、便开开发工作流应用，能够为政府、企业上网提供更可靠的安全性和更强的协同工作功能。比如合强软件就允许用户在短期内迅速开发并实施基于网络标准、界面友好、易于使用和操作的应用系统，成为政府、企业实现办公自动化的切入点。

　　OA软件的选择

　　首先，您必须确立办公自动化系统建设的目标，避免由于对软件应用的期望值过高，盲目上项目，效果却不太理想。笔者认为，不管单位性质和规模是大还是小，采用统一规划，根据系统的远期和近期目标进行分期建设，是众多用户比较稳妥和明智的选择。

　　其次，在系统建设开始前，除非您已拥有一支专业的OA开发队伍，否则您必须去选择是请开发商进行开发定制还是直接选用一个合适的通用OA产品。二者的区别除了项目费用有差别（一般作为开发项目比直接选个产品的费用高）外，请开发商根据本单位的需求进行设计开发，其好处就是“量身定制”。但是过分的“量体裁衣”，是以丧失系统的灵活度为代价的。此外，从开发过程看，如用户方需求形成过程和项目商开发过程的不确定性，这中间需要一个较长的磨合和沟通期；从项目目标看，用户OA系统建设的目标和效益是长期的，相对来讲，开发商的目标和效益是短期的，体现在系统设计的开发周期，功能的通用性、稳定性、可维护性、可移植性以及软件质量等方面，用户真正用上后，可能很快会感到满足不了需要，特别是可维护性上。

　　选择一个OA通用产品构建办公自动化系统可能会更有效地降低您的投资和建设风险。以通用为诉求核心的合强软件为例，其特点一般表现在：（1）通用性高，意味着用户能自由根据本单位的实际业务需求在系统上快捷定制出适合需要的各种应用；（2）灵活性强，好的OA产品能很好地适应用户现在和未来需求的不断变化，能随时作出灵活的设置变更和调整；（3）可维护性好，一个真正的OA产品其产生过程是严格按照软件工程进行的，包括专业的需求分析、功能开发，软件测试，以及完整的产品化过程（如产品使用手册和技术支持文档等）。更重要的是其规范化的售后服务、技术支持、使用培训。

　　再次，从OA软件功能上讲，不能一味追求功能上的大而全，与其它系统不同，OA解决的不仅仅是数据流和资金流，其优势在于能完美地解决信息流。OA系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整，而且还可能促进企业资源合理配置的进程。合强软件认为，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的技术及创新的理念，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公运作系统。

　　检验一个OA产品是否通用的标准是其能在多大程度上满足用户现在和未来的业务需求，特别是要具有良好的扩展性和灵活性。我接触到的很多用户往往只考虑目前的应用情况，比如他们会说我们现在只想要一个价位低的、功能简单的先让大伙用用，先改变大伙的办公习惯再说，实际情况是什么呢？您可能面临很大的维护量、面临再次的选择、面临大量的数据转移。

　　所以，在选定一个OA产品前，您最好能充分了解其软件功能，厂商提供的方案只能是一种参考，一种衡量的标准，而不是唯一的标准，主要的是亲自体验一下其产品的“魅力”，比如通过软件的演示，给厂商一些您的实际需求，让其定制并展示给您看。这种方法可谓一举三得，其一，可以加深您对OA的理解，可以进行更多的比较和选择；其二，您有充裕的时间校验其产品在多大程度上符合了您的系统建设目标，必要时可以调整和完善系统建设目标；其三，您还可以获取更多的服务承诺和价格让步，有这么多的好处，何乐而不为呢？

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