第一部分：信息化建设是要规划的     任何一个公司都有自己的使命和远景目标，信息技术对于实现自己公司的发展远景有杆杠作用。关于杆杠原理，我们都知道只要找准支点的位置，用小小的力量就能举起一定的重物，那么对这个支点，我认为就是有一个切实的IT远景，如果IT远景与公司长远发展目标是一致的，那么信息技术就可以起到推波助澜的作用。     当时我们金茂集团在实施信息化建设之前，也做了一个初步的规划，我们规划主要是分两个部分，第一个就是基础平台的规划，它主要包括网络平台和安全体系等等，第二个就是应用系统的规划，主要是OA办公自动化系统、写字楼租赁管理和HR系统、集团财务系统和目前正在策划的决策支持系统。金茂IT的愿景目标：实现从独立的信息化应用向集成化的应用转变，争取在未来几年内将金茂集团关键的运营和管理都建立在网络上，支持集团的战略发展的实现。为达成这些目标，我们主要分成三个阶段:     第一阶段是支撑阶段，就是信息技术支撑业务，不断推进对集团关键业务的信息化建设，实现对业务的支撑作用；第二阶段是整合阶段，就是信息技术整合业务，在完善应用的基础上，将单独的业务系统整合成集成化的应用，实现对部门间的流程对接和信息整合；第三阶段是推动阶段，就是信息技术推动业务，通过决策支持系统建设，逐步实现从流程信息化向决策信息化领域的转变，依靠信息系统支撑使决策信息提供更快速、清晰决策信息。     对此，我们以OA系统作为实现整个规划目标的切入点。     首先是要全员参与，OA系统是公司每位员工每天都必须使用的系统，涉及面广；其次是适宜于对公司整个层面，可以实施IT的扫盲培训，为后续业务系统的展开作为铺垫；再次，通过电子化流程的应用，可以让大家初步的感受到IT系统是怎样规范行政管理流程；此外，OA系统一般实施时间较短见效快，可以较容易获得公司领导的进一步支持。

第二部分：谈谈OA系统实施过程中的感想     首先，要先搞清流程与系统的关系，任何管理系统包括 OA系统只是提供的是一种“流程”运作的框架可能，并没有规定一定要走怎样的流程。任何一个文件审批可以按照每个企业不同的管理，完全走出不同效果。这就是所谓的流程为本，IT支撑。     其次，流程的规范必须先于OA系统的建设，标准和规范的流程定义，通过IT系统的建设固化流程的运作，在具体运行过程中不断优化和完善。     再次，前期选型尤为重要，主要有以下几个方面，软件专业程度，易用性，典型用户的案例，公司技术力量是否有利于组织二次开发（个性化开发能力），价格，销售人员自身的素质，强大售后服务体系。     在此顺便谈谈，选择合强软件作为OA系统的合作伙伴的几点原因。一是合强OA系统可以成为公司内部的门户信息网站，公告信息集中共享，极大方便用户的查阅和具体使用；二是由于采用了B/S架构，方便了各个异地机构与集团总部间的即时通讯；强大的提醒机制，更利于将日常办公上的紧急处理事宜、重要信息及时的传递给当事人；三是在工作流程的设定上，通过简单的培训工作完全可以自助的设定各个公司的具体流程；四是电子档案的管理功能，方便了归档文件的查阅工作；此外，有一个强大的服务支持团队，可以帮助我们顺利推广和个性化定制。

    第三部分：谈谈目前金茂实施OA系统起到的效果
    首先一点是信息整合，对邮件、公告、投资信息、快讯等公司内部信息进行有效的整合，并通过统一界面来展现；第二点是标准化的行文流程，通过快速的电子流程配置和应用把整个公司的行政管理标准包括收、发文流程、内部请示流程、工作报告等流程得到贯彻和实践；第三点是初步建立来了公司知识库体系，在OA系统内部专门为房地产项目人员开辟的工程技术专区，在项目中遇到的技术问题，都可以在这个版块进行交流，达到了真正的知识共享。此外，在平时，员工还可以通过查询、订阅和发布等多种互动方式来处理各类信息，使自己的知识构成始终处于一个循环更新的状态，以不断提升个人的业务水平和效能。

    第四部分：有关未来的建设方向，谈谈目前OA系统的局限性
    不同的发展阶段存在不同的问题，尤其在这两年随着公司信息化建设的不断深入，各项业务管理系统的建立，单纯以OA系统作为公司内部的信息门户已经略显功能不足，主要包括以下几个方面：一是多个系统同时存在工作流的审批，该进哪个系统执行什么样的流程，让用户有点无所适从；二是存在各系统流程整合的问题，多个系统同时存在登录界面，每天用户为进入不同的系统，需要频繁的切换登录各个系统；三是如何解决统一认证的问题，不同的数据信息存在于不同的管理系统，如何更方便管理者通过一个系统就能查阅所有信息。针对以上几个问题，下一步我们会考虑进行多系统的整合，会考虑更加完整的企业信息门户的体系。

    最后谈谈我的经验总结
    一是OA系统获得领导的支持是整个项目成功的基础，尤其在启用电子化流程，必要时需要获得领导的强制推行；二是公司IT人员应尽量跳出自己技术背景，站在管理者的角度审视整个公司业务流程，有助于技术和管理的结合；三是注意逐步推广，由点到面，从简单到复杂，切勿一开始贪大求全；四是培训是关键，针对各个不同层次和水平的用户分别设计不同培训课程；五是有效的进行用户间沟通，密切注意系统使用过程中的问题；六是及时的跟进、处理好系统存在的问题，服务好各类用户，注重最终用户满意度。

    谢谢大家。


（本文为2006年6月8日“激情成就OA传奇 合强办公自动化软件九州行”上海站的发言稿）