各位来宾：

    下午好！我今天讲的题目是“有事，OA我”。

   “有事，OA我！”这句话，就如几年前的一句流行语“有事，CALL我”，正逐渐成为我司上至总经理，下至普通职员的口头禅。这里说的OA就是我司目前使用的合强智能办公系统（我司习惯称为“OA”或“OA系统”），这到底是怎么回事，得从头说起。

    首先，有必要对我司作个简单介绍，厦门市建潘卫厨有限公司是一家致力于为广大消费者提供高品质的厨卫整体解决方案的公司。经过六年多的快速发展，目前拥有“金牌厨柜GOLDENHOME”、“阿尔斯Arzi整体卫浴”两个自有品牌，建立了以厦门为中心的南方总部和以北京为中心的北方总部，拥有福州、泉州、杭州三家分公司和华东、华南、华北、华中、西北、西南六个区域办事处，在全国30个大中城市拥有近50家专卖店；并且以自有品牌出口欧美厨柜高端市场。已发展成为中国东南地区厨柜行业的龙头企业及国内厨柜行业的著名企业。在产品设计实力、工艺质量、销售网络、销售总额等方面均在全国行业中居翘楚地位。

    同时，行业特性决定了我司具有非标产品按单订做、生产服务过程复杂、管理工作量大、机构分散等有如下特点，因此，在管理过程中，如何保证信息传递的通畅显得尤为重要。我司积极引入信息化技术手段，于2005年6月导入合强智能办公系统，推动我司管理信息化的发展。

    OA系统承担两个重要的职能：一个是工具和平台层面的，这只是让有关的数据、信息和内容快速地流动起来，以便每个组织成员获得尽可能多的资料支持；另一个则是事关“扁平化”组织的组织行为：必须让每个数据都置于有关人员的审视、稽核和相互关联的控制之下，给每个组织成员足够的发言权，让他们对自己提交的数据负责。这样的话，“扁平化”的组织才不至于流于形式。

    OA系统给我司带来很多变化，主要变化举例如下：

一、工作效率明显变快

    公司目前上的OA系统，主要包括内部邮件系统、文件分发和公文处理系统等。比起过去的文件审阅流程，一份报告从拟稿、送审到批复，整个过程快多了。有了OA系统之后，文件完全在网上发送到有关领导和职能部门，有些需要拟议的文件，可以同时分发，大大加快了公文“旅行”的节奏。更重要的是，公文“旅行”带上了“时间戳记”，文件什么时间发送的，现在到了哪个环节，需要什么时间回复，回复状况如何，一目了然。

二、内部沟通多了，管理更民主了

    比如普通职员，有问题直接可以给老总发邮件，这已经不是什么新鲜事了；办公事务相对过去显得更透明了，现在公司正在关注哪些问题，那些问题的讨论进展到什么程度了，相关的资料，比如库存、定单进展情况，有关人员可以很方便地在内部网上面看到。

    大家都已经习惯每天上班的第一件事情，就是看看自己的“电子公告”、“待办工作”、“在办工作”、“你的邮件”分别是什么状态，看看自己的工作计划里还有哪些需要协调的问题，需要哪些数据和资料。工作似乎由一座精确的“时钟”，以大家共同可以感受到的节奏控制着，整个公司有序地运转着，人为的干预大为减少。老总自己就有感受，“计算机网络突破了管理幅度的限制。过去我很难做到直接与下属的沟通，现在这很方便，可以说我的‘眼睛更亮了、耳朵更长了'。”

三、公司信息管理上了一个新台阶

    同时，企业OA也能起到管理中心的作用。 根据对用户进行管理，并根据职务以及身份设置相应的权限，从而管理邮件、人力、资源、财产、系统维护等细节管理。当用户在进行网络连接时，可以随时跟踪访问流量、站点控制、查出访问站点等功能。

    还具有自由接收发送邮件功能、外部邮件、存放客户详细信息、向个体和邮件组发送邮件备份邮件等功能。例如：用户可以通过邮件单独（邮件会议）沟通，或者公司一旦有什么决议时，可以快速及时地向员工传达等 。

    所以，企业OA办公系统可以为企业实现电子化管理，实现无纸化办公，不仅能为企业节省大量的人力、财力，而且更能提高企业的信息化建设。

四、OA系统对我司以后的工作产生的影响

    长期以来，我司计划和实际完成之间总存在着一些差距，为什么会有这么个差距呢？要么是你的计划做得不合适，要么就是你的业绩数字有问题。

    上OA系统的时候，仅仅把它看作加快信息传递效率的工具，这个目的实现了。但是企业组织的信息交流加快了，并不是根本目的。OA系统的根本目的之一是通过资源共享，让公司各部门的数据之间的“契合度”更精准、更规范。所谓，“我关心数目字，但更关心你的数目字靠什么来支撑”。这个“支撑”，来自不同部门之间的紧密配合。

    过去对计划与完成指标之间的差异习以为常，这里有认识不足的问题，也有手段落后的问题。数据汇集不准确、信息反馈不及时，各个部门都有自己的数据管道，口径未必一样，来源也不尽相同，所以总会出现偏差比较大的情况。但是，使用OA系统后，从技术手段上应该说解决了“数据管道、数据口径和来源”这样的问题，就应该追求更高的“数据契合度”，“既要看得准（计划好），也要干得好（业绩增长）”。

    通过这样一些问题，使得对待像计划、成本、销售收入、费用这样的数目字的时候，每个组织成员都必须进行充分的讨论甚至是争论，以便达成共识。那么，衡量这些共识是否达成的一个标准，就是计划与完成的契合程度。

    因此，OA系统将成为我司下一步推行“管理全计划、全预算”的良好工具和平台。

    2、对公司推行ERP的影响

    OA系统实施部署快，见效快，较ERP简单，因此，OA系统给我司ERP系统提供了很好的热身。

    OA系统整合了我司的日常管理、业务运作、管理系统和企业信息化的理念与方法, 形成完善的自动办公，协助我司实现多地域、多部门、多层次的资源整合，调动相关研发、生产、市场、销售等不同部门进行合作的一套解决方案，它的作用在于加速实现我司经营目标，使之成为一个高效率、高产出的核心企业。

    谢谢！

（本文为2005年11月22日“激情成就OA传奇 合强办公自动化软件九州行”厦门站的发言稿）