近两三年来，我国机械行业发展较为迅速，机械工业总产值占全国GDP的40%以上，成为我国国民经济重要支柱。随着我国加入WTO，经济全球化，竞争日益加剧，如何提高企业核心竞争力成了机械企业立于市场不败之地的一个关键利器，而信息化恰是提高企业核心竞争力的要素和重要的举措。海尔总裁张瑞敏曾说道，“推动企业前进的是看不见的“风”，这“风”一半是企业文化，一半是企业信息化”。目前，我们只有部分机械企业已经实现了信息化，只占机械制造业总量一个很小比例。在1.5万家大中型机械企业中，仅有15%的企业基本实现了信息化，而中小企业实现了信息化的尚不到5%，这说明机械制造业信息化建设方面，我国机械企业前景无限，又任重道远，必须加快步伐，迎头赶上。

    孩子长大了就要换更大的鞋，企业各项管理也必须随着业务的发展不断提升。上海光岳机械制造有限公司是一家以生产五金配件为主的股份制合资企业，其主要产品出口欧美国家，2004年实现销售额1000万人民币以上。弹指一挥间，经过几年的迅速发展，企业规模不断壮大，由原来的十余人发展到现在的二百多人，业务也飞速发展，手工业务处理量也越来越大。与此同时，企业经营成本不断增加，管理水平及整体运转效率无法全面适应形势发展需要，效能无法全面体现出来，因此，一场管理变革势在必行。

    2004年，上海光岳机械制造有限公司便以办公自动化系统建设为契机，快马加鞭，在企业内部的信息化建设方面取得了不俗成绩，协同办公系统、ERP系统等项目相继启用，效益不凡，迅速确立了在市场竞争中的有利局面，走出了一条中小企业信息化的成功之路。

“一次偶遇插柳成荫”

    大海行船靠舵手，中小企业的信息化也要靠一把手。要了解光岳机械的信息化进程，就有必要从总经理王述益先生说起，因为从认识到要信息化，到产品选型、实施、培训、应用等全过程均是在他这位“一把手”进行带头和催动的。事实上，MBA毕业的王总很早就认识到信息化的力量，清楚管理信息系统在企业发展中所能扮演的重要角色，同时也认识到在企业内部进行信息化时所要面临的问题是什么。即便如此，光岳机械的信息化建设还是没有多大进展，一方面是因为王总一直感到没空去制定这些计划，仍旧要么忙于出差公干，要么就是开会或不停地穿梭于各个车间，另一方面，对信息化的重要性和紧迫性等认识上还不到位。

    2004年初，总经理王述益先生应朋友之约到一企业拜访，在参观的过程中，他发现现场看不到像自己企业那般人来人往的紧张繁忙景象。信息化已将该企业的管理化繁为简，化有形为无形，因此所展现出的有序、宁静很让他惊讶。王总亲身领略到了信息化在该企业的巨大效益产出，尤其是协同系统所构建的跨部门协同工作环境，在信息发布自动化、内部通讯自动化、工作流转自动化、文件和知识管理自动化，以及在企业日常事务办公自动化等方面所呈现出的信息化新天地，让王总目不暇接，美不胜收，仿佛刘姥姥进大观园，见哪件都觉得新奇，感叹颇多，直言不虚此行。于是，王总赶往该企业的信息部门，特意问起所用的软件是“何方神圣”时，当得知所选用的产品是是开发商合强软件机构的“合强智能办公系统”时，王总真是“恨相见太晚”，在详细了解到有关情况之后，王总满载而归。

   “企业是舟，信息化是水”，王总深有感触地回到了自己的办公室，意识到自己企业在信息化建设方面的落后，以及其滞后性所造成的协同效率低下、成本上升、响应能力不足等弊端。无水之舟，焉能载游？面对着整天无法从繁琐事务中解脱的管理层领导，王总感受到了信息化的紧迫性和重要性，按他的说法这将是“一种发展的机遇”，他要将这种偶遇变成机遇，插柳成荫，让光岳机械从此走上快车道。于是，他决心先从协同办公系统着手，作为一个管理工具，这也是信息化的基础与核心，具有全局性意义，其效果可谓牵一发而动全身，立竿见影，能直中企业管理上的一些弊端与要害。考虑到此举涉及到人多面广、需求复杂等因素，同时为预防将现有不规范、不科学的现状进行简单电子化，王总决定亲自抓起这项工作，向开发商要经验，力主引进先进管理理念。

    俗话说“百闻不如一见”。那两天里，王总做的第一件事就是访问合强软件网站www.aljoin.com的每一个网页，详详细细地浏览了其企业发展历程、产品功能、案例介绍等各种信息，王总顿有种“醍葫灌顶”之感，决定亲自造访，开始打开信息化合作之门。他与合强公司工程师促膝而谈，推心置腹，通过广泛讨论产生不少共识。而合强几近完美的现场演示，更是让王总吃了定心丸，于是合作很快便进入了实质性操作阶段，双方制定了详实的系统建设方案。一周后，光岳机构与合强软件公司顺利签约，合强智能办公系统的实施工作正式启动，自此，光岳机械开始阔步走上了“向协同要效益”之路。

专注一事干好一事

    总经理王述益先生认为，制造业信息化最根本的需求是希望通过信息化系统来降低成本，包括制造成本、人力成本、管理成本、市场成本等，而协同办公系统作为企业最基础的管理工具，可以实现包括通讯、信息、工作、知识等方面的科学规范管理，提高办公效率和水平，特别是整体效率将得到充分提高，从而减少内耗以达到降低管理成本的目的。因此，光岳机械公司对协同办公系统的需求是十分迫切的，希望充分利用现代信息化手段，可以使公司能够及时掌控整个企业的日常运营情况，迅速提升跨部门协作能力，对外界响应能力获得提高，从而增强企业的竞争力并在竞争中求得更大的发展。

    王总成功经营企业数年，企业能根深叶茂、欣欣向荣，靠的就是目标明确、一以贯之、矢志不移。在确定了协同办公目标之后，王总决心很大，志在必得，力争为企业所有领导和员工建立起一个高效、快捷、方便的跨部门式网络协同系统，构建一个先进、舒适的办公环境，使企业运营更科学、规范与简化。王总认为企业搞信息化也要采取“专注一事干好一事”的方法，并以此为突破口，带动企业整体效率的改善和提高。

    在协同系统的实施过程中，王总着重抓好内部通讯、信息发布、业务流程、知识管理等方面的工作，并组织合强软件服务工程师和企业内相关部门，认真做好系统实施各项工作，进行科学实施。

首先建立实时的企业内部通讯平台

    以往，企业内部用的是外部免费邮箱，在安全性、可管理等方面存在明显不足。员工之间的交流也大多使用qq、msn等即时消息工具，这些工具未经合理管制很容易被用来非工作性质聊天，引起效率下降。通过统一企业内部通讯平台，可以提供给员工实时进行相互工作联络，既方便企业管理又能规范员工行为，员工间的联络也能从电话联系更多转变为使用在线实时短信等渠道进行，实效性明显。此外，这些功能都带有internet特性，同时也很方便那些经常在外的员工与总部保持联系，顺畅传递信息。

    王总说了一起有趣的“网事情深”的故事。公司销售部有一对员工，因一件小事成了“小冤家”，成了陌生人，但由于工作关系，两人必须要面对面交往，这使他们很尴尬。后来光岳机械采用合强OA，两人常在线短信沟通工作，便无拘无束畅所欲言，互相帮助指教，从彼此短信中感受到对方的真诚与友情，最后尽释前嫌，从“小冤家”变成挚友、好伙伴，两人业务也越做越大了。

    一方面，将企业内部以及各部门的公共信息如公告、通知、启事、新闻、报道等消息全部进行电子化发布，改变过去的纸质打印张贴、电话和口头通知等方式引起的纸张浪费、实时性不强、安全不保障等弊端，也杜绝了反映没收到或看到通知等借口，从而使企业各项政策规定得到规范、高效传送。另一方面，开辟电子论坛、电子刊物，为企业员工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，进行自由的谈论和发言，也可以开辟小范围的讨论区并确保其访问安全性解除员工顾虑。这些功能的主要目的是创造一个员工喜欢的企业环境，促进企业文化建设，同时，使企业能够及时收集员工的最新思想动态，集思广益，吸纳先进建议和意见。

    流程再造一向是企业推行OA系统的重中之重。光岳机械制定有一套完整的工作流程，从原料购买、设计、制造、质保、出入库、销售，以及行政、财务、人事、后勤等涉及到企业经营的每个环节。这些流程随着企业的发展不断得到补充和完善，能够有效进行质量和效率控制。从应用范围分类，可以分为跨部门应用的企业级流程、局部应用范围内的部门级流程及特定岗位应用的个人流程等；从业务类型分类，可以分为管理（含人事、后勤）类、营销类、品质类、设计类、制造类等流程。例如，工作请示、工作报告、工作联络、请假申请、报销审批、出差出差、派车申请、用章申请、收发文、客人来访接待安排、请购申请、采购入库报销等流程；发货通知单、客户订单制造通知单、

    这些表单及流程应用范围多数属于跨部门应用，在手工填单并完成流转处理的情况下，每天产生至少上百份的纸质表格，需要不停地在不同部门和岗位间进行填写、周转、处理，过程及效率存在损耗时间多、强度大，出现过程监控难、管理难、协调难等问题。通过协同办公系统将这些企业流程进行电子化、网络化、无纸化处理，可以起到大大减化中间流转过程、规范每个环节处理职责与标准、加强过程监督与控制、管理等作用。从信息化促进管理进步的角度上讲，协同办公系统不仅仅只是简单地将这些流程及环节电子化，实现“即送即达”，更为重要的是借此机会使其得到进一步的简化、优化，使流程更加科学、高效。

第四，建立文件和知识管理自动化平台

    光岳机械发展历程中伴随着大量档案资料的、有形无形的知识的积累与沉淀，包括这些每天产生的数量不少的纸质文件，经过日积月累，其管理是个大问题，充分利用及发挥效益又是个大问题。尽管光岳机械日常管理中注重文件和知识管理，制定有一整套的制度和规范，但仍存在有损坏、遗失、泄密等问题，再利用效率低下、安全得不到充分保障仍困扰着企业。利用协同系统，将已有档案电子化、新产生档案无纸化可以迅速建立起共享平台，并为这个平台建立起灵活的访问和操作权限，不但使有形文件和知识得到更为科学的管理，而且能够促使更多无形知识进行固化，使经验得到更为充分的传播，将业务调整、人事变动、时间跨越等因素影响降至最低程度。

智能的翅膀自由翱翔新天地

    合强协同办公系统的实施不仅为光岳机械所有员工在企业内部提供了网络化的办公环境，使所有人在同一个办公桌面下进行事务处理、信息交流和文件传递，而且，突破了长期以来在远程办公、移动办公和家庭办公的瓶颈，方便了经常在外公干的员工确保与企业各部门保持实时的联络与互动。

    协同系统的应用涉及到人多面广，不仅仅是行政部门（所谓的“办公室自动化”）的事，必须是所有部门的共同参与与应用，才能达成预期效益。为了迅速让所有部门理解并积极使用协同系统进行办公，总经理王述益先生采取三个措施：一是通过自己亲自带头应用，起到很好的示范和鼓励效果；二是通过有针对性的应用培训，使所有员工迅速掌握系统应用方法；三是制定相关制度，指导、规范各部门的应用。措施有力，协调得当，取得的效果也很明显。很快地协同系统成为企业内人们的关注点，成为谈论的主要话题，真可谓是有人关注了就会有人去用它，有人用了就会有人喜欢它。

    在协同系统实施前，总经理王述益先生经常要在各个车间之间穿梭，因为要处理行政和业务上的工作，有时候不得不要在公司加班到深夜。现在王总基本上就在自己的笔记本前就可以轻松的完成了主要工作，通过鼠标点击就将公司的日常管理部署的井井有条，甚至通过OA系统他能调用ERP系统的各项数据，分析财务部门提交的财务报表，真正的做到了运筹帷幄。

    2004年正式启用之后的一年以来，经过在光岳机械各部门推行应用，协同系统功能较好的满足了企业的实际需求，成为员工每日不可缺的工作桌面，促使员工从烦琐的日常行政办公程序中解脱出来，受到了员工的普遍欢迎。目前，协同系统的日常在线用户近百人，其稳定性、安全性等方面也令员工感到满意。

    王总津津乐道地给我们算起了他的两本账，一是经济账，二是社会账，既自从引入合强OA协同系统后两个最明显的变化，他连说“值，值，值！”。一是节支降耗取得经济效益。光岳机械采用合强OA办公自动化系统简单易用，功能强大，适用性强，单就网上收发文、网上审批等无纸化办公每年就可减少各种会议费用、电话开支、办公耗材等数万元，带来明显经济效益；二是加速协同与沟通提高办公效率。无纸化办公、内部管理系统的数字化，大大提高光岳机械工作效率，加速企业内部信息的沟通，增强企业面对瞬息万变的市场的快速反应能力，使企业管理运作体系走在行业前列。

    更为可喜的是，协同系统的成功实施与应用，带来一系列连带整合效应，给光岳机械带来了信心。2004年，光岳机械成功导入并实施ISO9001:2000质量管理体系，半年后，光岳机械乘胜追击开始上马ERP系统，最终实现了协同系统与ERP系统的相互协作与集成。很多原本该在ERP系统的表单也实现了在协同系统上流转，这也是王总通过协同系统与ERP系统的应用总结的结晶，在王总看来，这些表单用协同系统运转更为方便、高效。

    协同系统奠定了光岳机械信息化的基础，也是光岳机械向信息化要效益的里程碑式工程。伴随着协同系统应用的不断深入，我们有理由相信，光岳机械将在面向全球的竞争环境中游刃有余，取得更大发展。王总的一句话就是一个很好的总结：“合强智能办公系统大大提高了企业各个环节的运行效率，增强了光岳机械的综合竞争力，它为我们插上了一双智能的翅膀，必将带起我们飞向更广阔的天地”。

（本文发表于2005年8月18日）