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合强办公自动化在现代商务中的使用心得

博凯机械（上海）有限公司欧美驻沪企业经理邓君英

下午好！很高兴有机会和大家分享一下办公自动化给我们带来的福音！今天我要谈谈我的心得体会。我今天从四个方面跟大家沟通！第一个大家可以看一下屏幕，是3A，3S，4P和5W。大家看了这些数字和字母以后会觉得这是什么意思呢？好，大家一起听我下面的单元！

我们先了解一下何为3A？在我们刚刚接触合强办公自动化时候，我们有第一份心情——欣赏Appreciate，就是我们第一份感觉；那随后的第二份感觉就是赞赏Admire；有了欣赏和赞赏之后我们做了一个理性的决定——接受Accept。我们接受了合强办公自动化。我们用这3A这样一个原则打开合强办公自动化的大门之后会有一些什么样的面貌？

大家再看下面。我们大家看下3S，何为3S？3S就是三个故事。第一个故事——Story 1，就是我们在使用合强办公自动化之前和之后的面貌是不一样的。打个比方，我们第一个故事，经理办公室里面，在没有使用办公自动化之前的敲门声是络绎不绝、车水马龙，我们总经理一天到晚为了这些行政事物的事情忙的焦头烂额。自从使用这个合强OA软件以后一切井井有条，而且使我们的总经理有轻松的心情想一些企业策略、发展和宏观的一些问题。这就是给我们带来的第一个福音。

我们第二个故事——Story 2，就是当总经理不在办公室的时候，比如说在国内、国外出差的时候，在我们没有使用OA的时候，可能他要是出差两周回来的话，也许他的那些文件就要堆积成山了，一些紧急的签署文件也会被耽误，给企业造成一定伤害和损失。那么自从使用合强办公自动化以后，总经理可以用手机来发信，在任何国家任何地点而且在任何机场、任何宾馆，二十四小时只要能接触网络的话，他都可以随时办公，为我们降低了成本提高了效率！

第三个故事——Story3，我想跟大家分享就是我们的销售部，在没有使用合强办公自动化之前，如果我们的销售人员离职的话，我们的一些市场和销售信息也就随之被带走了，这对我们企业是非常大的致命伤害。自从我们用了合强办公自动化这个平台以后，即便我们的销售人员离职，即便有这种状况发生，我们非常有价值的市场和客户信息依然在我们的企业当中，我们就相当于再换一个使用操作员就行，所以这对我们企业来说是一个极大的第三个福音！

我们打开了合强办公自动化的大门，又跟大家分享了三个非常愉快的小故事，那好，我们再谈一谈，在我们使用整个合强办公自动化的时候所遵循的4P原则，何为4P原则呢？4P 就是英文字母第一字，第一个原则就是我们要Patience——坚持不懈，第二是我们在使用的当中要Politeness——实施当中要有礼有节，第三就是要Perseverance——有耐心，遇到一些状况的话我们要耐心的去解决它。最后也就是重要的一点要Positive——乐观，不管遇到什么状况我们都要有非常乐观积极的心态去

解决它，因此这4P原则就是在我们使用合强办公自动化中所体验到的4P原则，非常高兴能和大家分享。

我们讲了4P以后，我再想跟大家交流一个小故事，就是5W。在座的各位企业高管的人都知道5W是在企业中代表了信息化的五个要素，把五个要素和OA办公信息化进行了一个完美的结合。

比如说在没有OA的5W管理当中，我们在电话管理当中是非常欠缺的，打个比方来说，比如有个客户来电话或当与外界的沟通来电话的时候，可能一种传统的方式就是写个便签条，砰，电脑上贴一张，砰，桌子上贴一张，墙上贴一张，贴得就像八国旗一样，非常不规范，有的时候写了以后还丢了，弄得不知道搞到那里去了。所以在这种情况下我们做了一个5W的电话管理册。

那5W第一个W——who，从哪里来的电话？第二个W——When，什么时候来的？第三个W——where，是从那里来的？第四个W——why，为什么来?第五个W——what他来了些什么内容，有些什么信息我们需要记录下来。比如电话号码、手机号码，我们需要一个记载，随后他是不是归档给当事人，而且是不是给予一个科学化、系统化的管理，而且留档。只有这样的话，我们才能体现一个企业管理的礼仪化、形象化，进行一个科学化的流程。

好，在这里衷心的跟大家交流一句话，如果你想实现轻松管理、科学管理和系统化管理，那我们大家一起来使用合强办公自动化，它一定能为您降低成本并且提高效率，让我们大家一起成功，谢谢！

（本文为2006年6月8日“激情成就OA传奇合强办公自动化软件九州行”上海站的发言稿）