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求真务实  推进工会工作

      厦门市总工会办公室 阮海聪

 

各位朋友:

    下午好!很高兴和大家交流办公自动化的体会。

    近年来,我国社会、经济的高速发展以及由此给我国带来积极变化的背后离不开信息化的支撑,各行各业对信息化投资力度都得到有力加强,信息化应用水平也得以快速的提高。为适应和符合特区工运事业发展要求,我市各级领导对市总工会的信息化建设始终予以了极大的关注与支持。根据新形势的发展要求,为努力提高驾驭工会全局工作的能力和水平,市总工会于2002年提出了《厦门市工会系统信息化建设5年规划》,并于当年年底建设完成市总机关高速局域网。根据《5年规划》的要求,办公自动化系统建设被列入了2003年度市总工会的重点信息化项目。作为市总工会信息化建设的重要组成部分,工会各级领导充分认识到办公自动化系统建设的重要性和迫切性,并把该项目作为当年市总的一项重要工作来抓。经过积极筹备,市总工会按照市政府有关政府采购办法规定进行了公开招投标,在众多参与投标的办公自动化系统中,最后选择了适用性较强的合强智能办公系统。在双方的通力合作下,不到一个月的时间里,市总工会办公系统就顺利开通,投入正式运行。

    办公自动化系统建设是市总工会以求真务实和改革创新精神加强自身建设的需要,是强化大局意识和团结意识,与时俱进和把握大局的需要。通过办公自动化系统建设,可以使市总工会根据新形势的发展变化要求,使工会组织体制和工作机制得到进一步的创新与发展,增强内部之间、以及上级工会为下级工会服务的意识,转变各部门的工作模式和工作作风。通过利用先进的信息技术实现日常各项工作的网络化、信息化开展,努力提高驾驭工会全局工作的能力和水平,把工会各项工作规范化和制度化。

 

    市总机关设有9个职能部室、8个产业工会,下面还有6个区工会、6个直属事业单位,那么这些工作部门并没有在同一个地点办公。办公自动化系统建设的目的就是为上述各职能部门和工作委员会创造一个集成的网络化办公环境,使所有的工作人员都可以在同一个信息平台上一起工作,摆脱时间和地点的限制,实现网络协同办公。通过办公自动化系统建设,进一步理顺了机关内部的工作流程,实现工会各项工作开展的信息化与网络化。

    流程是办公自动化的核心所在。利用合强智能办公系统灵活的流程定义功能,我们很方便地对收文处理的各个环节进行定义,实现了从来文登记、传阅、领导填写意见、办理情况反馈到最终文件办结归档都从网上进行。从此以后,收文人员再也不用整天抱着一堆文件找领导了;领导的办公桌上成堆的文件变成了一盆盆精致的花草;工作人员也不用整天跑档案室查阅文件了,只要在文件库中用鼠标轻轻一点就可以找到相关文件以及领导批示。工作月报也是市总的一项日常管理工作,虽然只是每月报送一次,但这么多部门同时报,还要汇总报省总,工作量也不小,经常由于各种原因到了中旬,还未能向省总报送上月工作。经过分析,我们觉得工作月报是一个很简单的流程,而且启用后能够很快见效。我们利用办公自动化系统的流程定制功能对工作月报拟稿、审核、归档等过程进行定义,很快形成了工作月报报送流程。工作月报流程的启用,使各部门工作月报表的报送更加制度化和规范化,避免了重复劳动,提高了工作月报的效率和质量。此外,根据“急用先行,易用先行”的原则,我们还先后启用了加班登记流程、请假休假申请流程、机关效能建设考核流程、工作请示流程,这些流程的应用使市总工会的各项主要工作完全地进行了电子化处理和管理,实现了真正意义上的办公自动化,使市总工会在工会自身建设方面跨上了新台阶。

 

    经过几个阶段的实施,目前市总工会建立起了一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办公与知识管理环境,基本覆盖了市总工会的全部工作内容,实现了跨部门多岗位的网络协同办公。

    第一,建立了包括电子邮件、在线短信等内部统一的通讯平台,使内部沟通、通信顺畅进行,这些沟通渠道的使用加强了领导与职工的联系,使他们之间的沟通变得更加直接和简单。

    第二,建立了包括电子公告、电子论坛、在线新闻、电子刊物等内部统一的信息发布平台,方便进行工作交流,在论坛上,就工会发展与建设、理论与实践、合理化建议、茶余饭后等广泛话题进行了讨论和交流。最近我们将与市政府联席会议征集到的议题放到论坛上,市总干部就会议议题的内容提出了很多很好的有建设性的意见;以往,要编辑一期刊物,需要经过漫长的信息采集、内部编辑与审批,然后才能发布,整个过程超过半个月,导致部分消息的实时性较差,现在,通过电子刊物的使用,实现刊物编辑、审核的完全电子化,使周期缩短在一个星期之内,原来一个月两期的《厦门工运信息》现在一个月出三期甚至四期,而且刊物内容质量比以前更高了。

    第三,建立了包括网上审批、公文处理等日常办公平台,实现各项工作的电子化处理,提高了工作效率,加强了领导对各项工作的进展情况进行实时监控和过程管理与督办,同时,这种无纸化办公模式,也节省了办公成本,减少了中间环节和工作层次。

    第四,建立了文件管理平台,方便进行文档资料的交换、发布和存储,形成知识管理型的信息管理机制,实现对有关法律法规和规章制度、内部日常产生的各类文档的有序管理,并按权限进行查询利用;各部门在工作之中需要起草文件时,不必再到处寻找资料,在办公系统的各类“库”中存放着有关政策、文件、历史档案等等各种资料,并得到了充分共享,达到“信手拈来”的效果。这个月月初 “工会维护进城务工人员权益机制建设国际研讨会”在厦门召开,会后我们立即将有关会议材料整理入库,包括领导致词、国际劳工局专家讲话翻译稿、全国各地市工会代表的发言以及讨论情况、总结都可以在文件库中很方便的搜索到。另外,我们还建立了包括物品管理、车辆管理、资源管理、活动安排、会议管理等辅助办公平台,使各类资源得到科学利用,方便内部各部门的日常工作和业务开展。

    从实施办公自动化系统的效果来看,一是协同办公效率大大提高;二是市总工作人员的计算机应用水平显著提高;三是工作流程更趋于规范化、制度化、自动化;四是信息资源得到充分共享,减少了重复劳动;五是部分工作实现了无纸化办公,大大节省了办公耗材。

    总之,通过市总办公自动化系统的成功实施,不仅提高了整体工作效率,工作沟通与交流畅通无阻,打破了“信息孤岛”,实现了知识管理,增强了集体凝聚力,提高了响应能力,而且极大地调动了工会工作者投身工会工作的积极性和创造性。办公自动化系统已成为了构建市总工会各职能部门间沟通的桥梁、联系的纽带,对实现工会工作的创新发展具有重要作用。

 

    市总办公自动化系统的成功实施,标志着市总工会办公自动化、信息化建设迈进了一大步,已建起了高速信息交流平台,为工会适应未来社会信息化发展要求,奠定了良好基础。在这个基础之上,市总工会将继续利用好现有的先进信息办公平台,并不断完善,使之发挥更大作用,使新形式下的工会工作走上一条科学化、标准化、现代化、信息化建设之路。

    谢谢大家!

(本文为2005年11月22日“激情成就OA传奇 合强办公自动化软件九州行”厦门站的发言稿)

 

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