我们中东公司眼中的理想OA软件应该做到什么？

首先是“快”的要求
　　第一，获取内外部信息的时间要快；第二，对内外部信息反应的时间要快；第三，对内外部信息做出行动要快；第四，当我们做出行动以后，根据市场的变化、情况的变化，对行动的校正要快。
　　作为中东这样一个公司（编者注：中东集团是吉林省最大的民营企业之
一），它每天都会获得大量的信息，能否把这些信息有效地加以分类，能否
把这些信息有效地、迅速地传递到各级领导那儿，这对企业发展非常重要。
有人讲，现代的竞争，已经不是“大鱼吃小鱼”阶段，而是“快鱼吃慢鱼”。中东不希望被别人吃掉，所以中东希望能“快”点。


其次是“廉”的要求
　　这个“廉”不是指办公软件本身价格的高低，而是说，我们能否通过运
用这种办公软件来降低管理成本、经营成本。所有做企业的人都知道一个真
理、一个永恒的等式：“利润=毛利-成本”。如果我们的成本能够大幅度下
降的话，我们的利润就会高。所有的企业都在讲，自己的企业宗旨是“创造财富、回报社会”。但回报社会的前提是要创造财富。中东希望通过运用合强办公软件来降低我们的成本，使我们为社会来创造更多的财富，用这些财富来回报社会。
　　从降低成本来讲，第一个是要降低“控制成本”，任何一个企业都可能会遇到同样一个难题，那就是“控制”和“效益”之间的矛盾，企业发展壮大以后，没有控制是不行的，但如果控制的方法不得当，那效果就会适得其反。我记得曾听过这样一个寓言，说恐龙到底是怎么死的，有人讲，恐龙并不是因为地球的气候发生变化或外星球撞击地球而死，而是由于恐龙对外界事物的感知的速度过慢而导致的。恐龙这种动物，据生物学家说，当它的脚扎到一根刺的话，到达大脑的反应需要两秒种，大脑下出指令让脚挪开的话又需要两秒种，也许正是由于这四秒钟，最后注定了，曾经称霸于陆上、海上乃至天上的这种生物，在我们视野中永远消失了。第二是要降低获取信息的成本，我们知道我们每个人都在获取信息，我们可以采取任何方式来获取，但是，什么样的方式是最为低廉的？越是在竞争的时候，我们不能迅速的话，也许我们也会像恐龙那样在大家的视野中消失。


再有一个就是“广”的要求
　　刚才我们讲到，每个企业现在都会遇到大量的信息，内部信息、外部信息，这些信息中，如果有些信息我们应该收集的没有收集到、应该获取的没有获取到、应该发布的没有发布出去的话，那么我们的企业还会面临着被淘汰的可悲的命运。因此，怎么样把企业组织内部每个人的知识、每个人的经验、每个人的信息变为组织的信息，存变为组织的知识、存变为组织的经验，实现信息的共享？这是企业能否实现高度发展的重要因素。


最后一点，就是我们眼中好的办公软件要求要“准”，“准”的含义主要是准确度方面。
　　接下来的问题是，当我们眼中希望的OA需要具备以上四个要求时，我们去选择谁？我们也接触了很多OA厂商，包括我们自己也曾尝试着自己开发OA软件，但后来当我们跟合强有所接触的时候，我们最后下决心要选择合强。
　　我不知道，何总在当初给合强取名字的时候为什么叫合强，是不是有这样一层含义，就是“整合则强”。因为我们每天都要接触大量的信息，我们每个管理企业的人，如果能把各种信息资源整合起来的话，我们的企业就可能会强大。

　　下面我简要介绍一下中东集团目前的整体框架运营模式。首先，中东集团的最上面是集团管理中心，在管理中心下面有若干的事业部，在这些事业部之下是一个共享的平台--人力资源管理平台、财务管理平台、资产管理平台、信息品牌管理平台。也就是说，中东集团各个经营性事业部的人力资源等都是由集团管理中心统一提供服务的。
　　接下来，我谈谈我们中东集团使用合强办公软件的应用体会。可以说，合强办公软件基本实现了我们中东集团的既定目标：

　　第一合强办公软件首先的一个优点是“快”字
   即实效地提高工作效率、促进工作效果。通过使用合强办公自动化软件，我们中东集团一方面加速信息流转，节约办公时间；另一方面随时随地都可办公；比如，员工离开长春甚至到国外，都可以通过INTERNET，通过有线或者无线的方式来连接、登载，依然可以起到像在公司办公一样的效果。另外，可合理统筹、高效地开展工作，因为我们每个管理者每天都有大量的工作，这些工作中哪些东西需要采取怎样的排序法，我们需要一个秘书，但从成本来讲，企业不可能给每个领导者都配秘书，那么合强软件就是我们最好的一个秘书。它会有效提示我们待办工作和在办工作等。

　　第二我讲的是我们体会的合强软件的优点--“廉”。
　　这个“廉”字，体现在降低管理和控制成本之上。它首先实现了过程控制和结果控制的良好结合。我们感觉到，管理软件当然不仅包括OA软件，它对管理起到最大的一个贡献，就是使领导者基本上可以处于实时地来监控工作的过程。而不像以往，只能通过结果来评论。因为有的时候结果已经发生了，你再做什么事，虽然“亡羊补牢尤未晚亦”，但是如果在羊圈没有破裂之前我们就能预见到，或者在制订策略的时候我们把它修补到，对我们可能是更有利的。另外，它还有能有效地节约纸制表单和节省信息在途时间等好处。

　　第三个优点就是“广” 字。
　　这首先表现在，合强办公自动化软件提高了我们中东集团的信息共享程度。专业化的一个最大好处是使每个人可以把自己工作做得更加精，从而使整体工作更好。但这只是理论上的一个概念，因为事实上，由于跨部门信息传递的不畅，会严重降低专业化带来的好处，之后可能出现专业化与非专业化没有区别的局面，那么通过这种信息共享就可以打碎“部门墙”，使每个人工作可以做的更好一点。这才是“广”意义上的“专”，而不是原来的单纯的“专”。
　　 其次，我们觉得“广”还有一个重要贡献就是“串珠为链”。大家知道，如果我给你一盘珍珠的话，你很难把这盘珍珠都拿起来，但如果再有一根绳子的话，你可以把它们串起来，那么你只要用一个小指头就可以把几个颗珍珠挑起来，这就是“串珠为链”的概念。作为中东集团来讲，她的信息化建设已有七八年了，此间积累形成了财务、市场管理、医药、资产管理等各种管理软件，那么这些软件之间就有互通互联的问题，我们便通过合强OA软件系统实现了将它们自动贯穿、归类的功能。传统的信息发布手段它的最大问题就是慢，但第二个问题比第一个问题还要致命，那就是信息的失真。大家可能做过这样一个游戏，就是说，几个人排在一块，一个接着一个告诉下一个人，第一个人说了些什么，传到最后一个人时，可能会同原来的意思完全相背。那么通过合强OA的短信、邮件、公告等可以减少信息的失真。

　  最后一个优点就是“准”字。
　　这个“准”，不仅仅是指数据的准确。
    首先第一个就是“强制”，管理有很多时候需要是强制的，所以人们讲，管理是科学的而不仅仅是艺术的。每个人都愿意走近道，如果没有交通警察，没有被撞死的风险的话，我想很多人都可能会穿越马路，这可能会短暂地获得效率的提高，但会留下长久的隐患。对于企业来讲是一个重要的问题，那么通过办公软件强制地定制流程，使工作自动流转，一般情况下，不允许人为地改变这种流转，我们就会得到一个秩序井然的环城公路或者高架桥，而不是那些拥挤不堪的小路口。大家都想抄近道，结果谁都走不成。
　　再一个就是可以规范表单，减少流程。现在的办公软件已经具有智能化的一些雏形。原来散布在中东集团的各种不同表单将近有700份，其中有些表单是重复的，有些是可以合并的，有些是应该裁撤的，有些则是不足于说明还要完善的表单。通过借助合强OA软件的整合，使我们中东集团的表单更加规范化，提高了效率。
　　第三个就是任务流状态透明，便于管理者监控和参与者了解。因为合强OA软件有这么一个关注工作流变化的功能，作为上级领导，他就可以知道这个工作现在卡在哪个部门，这个部门为什么没有及时按照我的指示去执行工作，同时作为一个下级，他也可以知道其工作的流转情况，以便及时采取措施促使工作任务的顺畅流转。

    我想我所讲的不足于涵盖合强软件的精华，只是中东集团在与其合作中的一些应用体会。