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湖南凌风车架公司OA应用(续)

    4、发文
    湖南凌风车架有限责任公司发文的工作流程图如下图所示，
    处理过程说明如下：
    ① 拟稿。各职能部门拟稿后送分管副总审批，其中，办公室直接送总经理审批。
    ② 分管副总审批并修改稿件后，送总经理审批。
    ③ 总经理审批并修改后，送办公室审批。
    ④ 办公室审批并确定发文对象及文种后，在打印室编号发文并归档。

    根据需求分析及其业务特点，在OA系统“流程定制”模块内定义“发文”流程。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
    第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：

流程名称	发文	流程类别	公文
对应表单	发文	流程管理员	选择了部分分管领导姓名
设置为自由流程	否	启用/禁用	暂定为禁用状态
全体人员使用	是	流程结束后通知	创建人
归档数据库	办公室文档	归档文件夹	收发文件/发文
流程说明	用于单位内发文审批管理。

第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：

序号	环节名称	办理方式	办理人	办理权限	提示催办
1	拟稿	编辑式	创建人	允许跟踪后续过程	无
2	分管副总审批	审批式	../经理室/副总经理选择具体办理人	允许编辑文档允许填写意见	邮件提示
3	领导审批	审批式	../经理室/总经理	允许编辑文档允许填写意见允许查看意见汇总	邮件提示
4	办公室审核	审批式	../办公室/主任	允许编辑文档允许填写意见允许查看意见汇总	邮件提示
5	登记文号	审批式	../办公室/秘书	允许查看意见汇总	邮件提示
6	分发	分发式	由上环节指定

第三步，流向定义，规划如下流向：

序号	流向名称	源环节	目标环节	条件设置
1	拟稿	<开始>	拟稿	无
2	1．到达分管副总审批	拟稿	分管副总审批	其它条件均不满足时
3	2．到达总经理审批	拟稿	总经理审批	发文单位域fwdw=’办公室’
4	1．到达总经理审批	分管副总审批	总经理审批	无
5	2．不同意，退回重拟	分管副总审批	拟稿	无
6	1．不同意，退回重拟	总经理审批	拟稿	无
7	2．到达办公室审核	总经理审批	办公室审核	无
8	到达发文登记	办公室审核	登记文号	无
9	分发各部门	登记文号	分发	无
10	结束	分发	<结束>	无

下图为发文稿件窗口：

    5、补休审批
    湖南凌风车架有限责任公司补休审批的工作流程图如下图所示，
    处理过程说明如下：

    ① 填单。各职能部门补休申请人填写补休说明单，送本部门主管审批。
    ② 部门主管审批后，送核实部门。
    ③ 核实部门审核后，送办公室。
    ④ 办公室登记并归档。
    根据需求分析及其业务特点，在OA系统“流程定制”模块内定义“补休审批”流程。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
    第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：

流程名称	补休审批	流程类别	考勤
对应表单	补休说明单	流程管理员	选择了部分分管领导姓名
设置为自由流程	否	启用/禁用	暂定为禁用状态
全体人员使用	是	流程结束后通知	创建人
归档数据库	办公室文档	归档文件夹	考勤管理/补休/2003年度
流程说明	用于单位内各部门补休说明审批管理。

第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：

序号	环节名称	办理方式	办理人	办理权限	提示催办
1	填单	编辑式	创建人	允许跟踪后续过程	无
2	部门审批	审批式	选择各部门主管姓名只能由本部门人员办理	允许编辑文档允许填写意见意见内容填入域bmyj	邮件提示
3	补休核实	审批式	由上环节指定	允许编辑文档允许填写意见意见内容填入域hsyj	邮件提示
4	办公室登记	审批式	../办公室/主任	允许编辑文档允许填写意见意见内容填入域bgsyj	邮件提示

第三步，流向定义，规划如下流向：

序号	流向名称	源环节	目标环节	条件设置
1	填单	<开始>	填单	无
2	到达部门主管	填单	部门审批	无
3	1．不同意，退回	部门审批	填单	无
4	2．同意，继续送核实	部门审批	补休核实	无
5	1．不同意，退回	补休核实	填单	无
6	2．同意，送办公室	补休核实	办公室登记	无
7	办公室登记	办公室登记	<结束>	无

下图为补休说明单窗口：

    6、生产计划（月份）审批
    湖南凌风车架有限责任公司生产计划（月份）审批的工作流程图如下图所示，

    处理过程说明如下：
    ① 填写计划。生产部各职能部门计划员填写生产计划（月份）单，送本部门主管审批。
    ② 部门主管审批后，同意则送主管领导，不同意退回重拟。
    ③ 主管领导审批，同意则归档，不同意退回重拟。
    ④ 计划下达各部门、车间。
    根据需求分析及其业务特点，在OA系统“流程定制”模块内定义“生产计划（月份）审批”流程。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
    第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：

流程名称	生产计划（月份）审批	流程类别	生产
对应表单	生产计划（月份）	流程管理员	选择了部分分管领导姓名
设置为自由流程	否	启用/禁用	暂定为禁用状态
使用人	../生产部	流程结束后通知	选择相关部门、车间
归档数据库	生产部文档	归档文件夹	生产计划
流程说明	用于单位内生产部的生产计划（月份）审批管理。

第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：

序号	环节名称	办理方式	办理人	办理权限	提示催办
1	制订计划	编辑式	创建人	允许跟踪后续过程	无
2	部门审批	审批式	../生产部/部长	允许编辑文档允许填写意见意见内容填入域bmyj	邮件提示
3	领导审批	审批式	../经理室/副总经理	允许编辑文档允许填写意见意见内容填入域ldyj	邮件提示

第三步，流向定义，规划如下流向：

序号	流向名称	源环节	目标环节	条件设置
1	制订计划	<开始>	制订计划	无
2	到达部门主管	制订计划	部门审批	无
3	1．不同意，退回	部门审批	制订计划	无
4	2．同意，继续送核实	部门审批	领导审批	无
5	1．不同意，退回	领导审批	制订计划	无
6	2．同意，结束并归档	领导审批	<结束>	无

下图为生产计划（月份）审批单窗口：

    7、产品制造（加工）施工审批
    湖南凌风车架有限责任公司产品制造（加工）施工审批的工作流程图如下图所示，

    处理过程说明如下：
    ① 填单。生产部各职能部门计划员填写产品制造（加工）施工单，送本部门主管审批。
    ② 生产部主管审批后，同意则下发各车间主管，不同意退回重拟。
    ③ 各车间据通知单安排生产。
    根据需求分析及其业务特点，在OA系统“流程定制”模块内定义“产品制造（加工）施工审批”流程。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
    第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：

流程名称	产品制造（加工）施工通知单	流程类别	生产
对应表单	产品制造（加工）施工通知单	流程管理员	选择了部分分管领导姓名
设置为自由流程	否	启用/禁用	暂定为禁用状态
使用人	../生产部	流程结束后通知	选择本部门及各车间
归档数据库	生产部文档	归档文件夹	施工通知单
流程说明	用于单位内生产部的产品制造（加工）施工通知单审批管理。

第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：

序号	环节名称	办理方式	办理人	办理权限	提示催办
1	填单	编辑式	创建人	允许跟踪后续过程	无
2	部门审批	审批式	../生产部/部长	允许编辑文档允许填写意见	工作到达提示
3	通知各车间主管	分发式	../各车间主管	无	无

第三步，流向定义，规划如下流向：

序号	流向名称	源环节	目标环节	条件设置
1	填写通知单	<开始>	填单	无
2	到达部门主管	填单	部门审批	无
3	1．不同意，退回	部门审批	填单	无
4	2．同意，通知各车间主管	部门审批	通知各车间主管	无
5	归档	通知各车间主管	<结束>	无

下图为产品制造（加工）施工通知单窗口：

    8、产品发货审批
    湖南凌风车架有限责任公司产品发货审批的工作流程图如下图所示，

    处理过程说明如下：
    ① 填发货单。市场人员填写产品发货单，送本部门主管审批。
    ② 部门主管审批后，同意则送仓库管理员，不同意退回重拟。
    ③ 仓库管理员审批，同意则归档，不同意退回重拟。
    根据需求分析及其业务特点，在OA系统“流程定制”模块内定义“产品发货审批”流程。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
    第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：

流程名称	产品发货清单	流程类别	销售
对应表单	产品发货清单	流程管理员	选择了部分分管领导姓名
设置为自由流程	否	启用/禁用	暂定为禁用状态
使用人	../市场部	流程结束后通知	选择本部门及各车间
归档数据库	生产部文档	归档文件夹	产品发货清单
流程说明	用于单位内生产部的产品发货审批管理。

第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：

序号	环节名称	办理方式	办理人	办理权限	提示催办
1	填单	编辑式	创建人	允许跟踪后续过程	无
2	部门审批	审批式	../市场部/部长	允许编辑文档允许填写意见意见内容填入域bmyj	邮件提示
3	仓库审批	审批式	../市场部/仓库保管员	允许编辑文档允许填写意见意见内容填入域ckyj	邮件提示

第三步，流向定义，规划如下流向：

序号	流向名称	源环节	目标环节	条件设置
1	填写产品发货单	<开始>	填单	无
2	到达部门主管	填单	部门审批	无
3	1．不同意，退回	部门审批	填单	无
4	2．同意，继续送核实	部门审批	仓库审批	无
5	1．不同意，退回	仓库审批	填单	无
6	2．同意，结束并归档	仓库审批	<结束>	无

（三）文件库的规划与设置
合强智能办公系统文件管理功能具有可规划、可设置等特点，可自由生成新文件库用于存放和管理各类文件，可定义多级访问级别以确保文件的安全。各文件库设置如下表所示。

编号	库英文名	库中文名	库属性	管理员
1	FC001.NSF	公文文件	只读库	../办公室/主任
2	FC002.NSF	财务部文档	可编辑库	../财务部/部长
3	FC003.NSF	总经理文档	可编辑库	../经理室/总经理
4	FC004.NSF	副总经理文档	可编辑库	../行长室 ../办公室/主任
5	FC005.NSF	办公室文档	可编辑库	../办公室/主任
6	FC006.NSF	生产部文档	可编辑库	../生产部/部长
7	FC007.NSF	质检部文档	可编辑库	../质检部/部长
8	FC008.NSF	技术部文档	可编辑库	../技术部/部长
9	FC009.NSF	市场部文档	可编辑库	../市场部/部长
10	FC010.NSF	人力资源部	可编辑库	../人办资源部/部长

四、系统实施
长春市财政局OA系统实施用了49个工作日，具体实施过程如下：

内容	起始日期	完成日期	天数
服务器端应用软件（如操作系统、防火墙等）的安装及设置：	2002.12.23	2002.12.23	0.5
客户端应用软件（如操作系统、Office、扫描仪等）安装及设置：	2002.12.23	2002.12.23	0.5
Lotus Domino的安装与配置：	2002.12.24	2002.12.24	0.5
Lotus Notes各客户端软件的安装、连接与配置：	2002.12.24	2002.12.24	0.5
OA的安装、初始化设置：	2002.12.25	2002.12.25	1
人员注册、组织机构图构建：	2002.12.26	2002.12.27	2
OA软件系统管理员培训：	2002.12.19	2002.12.23	4
OA软件普通操作员培训：	2002.12.28	2002.12.28	1
系统各模块调研及定制：	2002.12.29	2003.01.02	4
文件管理需求的调研及分析：	2003.01.03	2003.01.04	2
文件管理的定制与设计：	2003.01.05	2003.01.06	2
流程及表单需求的调研及分析：	2003.01.07	2003.01.12	6
流程及表单定制的定制与设计：	2003.01.13	2003.01.23	10
OA系统试运行阶段：	2003.01.24	2003.02.09	15
OA系统正式运行：	2003.02.10	--------	----

（本文发表于2003年6月11日）

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