一、系统背景
湖南凌风车架有限责任公司位于“五岳独秀”的南岳衡山山麓的衡阳市。公司现有员工450人，拥有生产建筑面积22.834平方米，具有年产各型车架贰万台的生产能力。公司坚持“爱岗敬业、团结奋进、开拓创新、争创一流”的凌风精神，坚持“人品铸产品，品质铸品牌”的凌风理念，坚持“追求品质，服务用户、勇于超越、持续提高”的质量工作方针，依托技术创新、管理创新，不断自我超越，朝着产品技术含量高，生产专业化、系列化的方向发展。
随着公司的发展，企业如何建立适合企业内部的Intranet信息系统，提高效率、降低成本、抢占市场竞争的制高点，成为企业发展战略中一个至关重要的问题。通过办公自动化系统建设，创造一个集成的办公环境，提高工作效率，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作, 摆脱时间和地域的限制，实现协同工作与知识管理。管理更加规范化、现代化，实现轻松管理，并能充分利用现有资源来有效提升企业的无形资产，从而带动整个企业迅速发展。
二、系统安装
（一）网络规划
湖南凌风车架有限责任公司各部门分布在数幢办公楼内，已建成以IBM型号服务器和33台联想微机客户机为主组成的局域网。服务器操作系统Win2000 advance server，装有以SQL server2000数据平台的用友U8.21财务管理软件，计划将OA系统服务器及其平台Lotus Domino R5.08同时安装在该服务器，各客户端则不装有软件，均通过IE 6.0访问OA系统。
（二）命名方案
湖南凌风车架有限责任公司OA系统应用的平台是Lotus Domino R5.08，设定单一网络域，其命名方案如下：
Notes网络域名： |
Lingfeng.com |
主机名： |
Server.lingfeng.com.cn |
Domino服务器名： |
OA_server |
Domino服务器ID口令： |
初始口令00000000 |
Domino服务器ID文件名： |
缺省命名server.id |
Domino服务器ID文件存放路径： |
\Lotus\Domino\Data |
Domino验证者： |
lingfeng |
Domino验证者ID口令： |
初始口令00000000 |
Domino验证者ID文件名： |
缺省命名cert.id |
Domino验证者ID文件存放路径： |
\Lotus\Domino\Data |
Domino管理员姓名： |
Admin |
Domino管理员ID口令： |
初始口令00000000 |
Domino管理员ID文件名： |
缺省命名user.id |
Domino管理员ID文件存放路径： |
\Lotus\Notes\Data |
Domino文件定期备份路径： |
E:\OA-Server\LotusData |
（三）用户注册
OA系统合法用户首先必须是Domino服务器的注册用户，系统授权并发用户数50个，实际注册用户数130人，各用户拥有一个用户标识符（ID）文件，用来唯一标识用户在Domino服务器身份。各用户可通过用户简称（拼音）登录系统，每个用户都分配有一个专用邮箱文件，各邮箱的空间最大值为50MB。
（四）OA系统安装
合强智能办公系统是个完全产品化的软件，安装过程简单，主要分三个步骤：
1． 程序安装。在\domino\data数据目录内产生子目录\OAData，存放OA系统各文件。
2． 文件签名。通过Domino服务器的验证和认证，使其成为合法资源。
3． 系统初始化。由模板文件生成OA系统各模块的初始数据库文件。
合强智能办公系统只需要安装在Domino服务器数据目录内，客户端无需安装任何数据。多数用户采用B/S模式访问OA系统。
三、系统主要模块应用设置
（一）组织机构设置
湖南凌风车架有限责任公司设置有总经理室、副总经理室、财务部、人力资源部、办公室、质检部、管教部、技术部、市场部、生产部、涂装车间、组焊车间、冲一车间、冲二车间等部门。各部门的岗位设置如下表所示：
部门 |
岗位 |
人数 |
部门 |
岗位 |
人数 |
经理室 |
总经理 |
1 |
|
核算员 |
1 |
|
副总经理 |
2 |
|
仓库保管员 |
2 |
人力资源部 |
部长 |
1 |
|
货车司机 |
1 |
|
干事 |
1 |
组焊车间 |
主任 |
1 |
|
内勤 |
1 |
|
副主任 |
3 |
办公室 |
主任 |
1 |
|
生产干事 |
4 |
|
企业管理 |
1 |
|
管教干事 |
1 |
|
小车司机 |
1 |
|
核算员兼内勤 |
1 |
|
文秘 |
2 |
|
检验员 |
1 |
财务部 |
部长 |
1 |
|
电焊工 |
19 |
|
出纳兼内勤 |
1 |
涂装车间 |
主任 |
1 |
管教部 |
部长 |
2 |
|
副主任 |
2 |
|
管教干事 |
1 |
|
生产干事 |
3 |
|
管理员 |
1 |
|
管教干事 |
1 |
|
炊事员 |
1 |
|
空压机操作工 |
2 |
项目办 |
主任 |
1 |
|
污水处理员 |
1 |
|
副主任 |
1 |
|
核算员 |
1 |
|
会计兼内勤 |
1 |
冲一车间 |
主任 |
1 |
生产部 |
部长 |
1 |
|
副主任 |
1 |
|
副部长 |
1 |
|
管教干事 |
3 |
|
仓库保管员 |
1 |
|
生产调度 |
1 |
|
生产、安全、定额 |
2 |
|
核算员兼内勤 |
1 |
技术部 |
部长 |
1 |
|
产品销售 |
1 |
|
工程技术 |
1 |
|
工艺检验 |
1 |
质检部 |
部长 |
4 |
|
压机操作工 |
2 |
|
副主任 |
1 |
冲二车间 |
主任 |
1 |
|
质量管理 |
1 |
|
副主任 |
3 |
|
化验员 |
2 |
|
工程师 |
2 |
|
质检员 |
1 |
|
管教干事 |
1 |
|
检验员 |
7 |
|
核算员兼内勤 |
1 |
|
计量员 |
2 |
|
压机操作工 |
4 |
市场部 |
部长 |
1 |
|
维修工 |
3 |
|
副部长 |
1 |
|
生产调度 |
1 |
|
产品销售 |
4人 |
|
设备管理 |
1 |
合强智能办公系统提供了“组织机构”模块，该模块具有部门可多级，一人可多岗，一岗可多人等特点，能灵活满足湖南凌风车架有限责任公司的现在需要，并且，该模块管理简单，调整灵活，可很好地适应未来的机构调整、人事变动需要。设置后的组织机构图不但可成为内部通讯录供查询，关键的是系统据此实现工作分配和权限管理，方便系统调用，直观、简便、全面。
（二）流程及表单设置
湖南凌风车架有限责任公司出差审批、未打卡说明、会议通知、统计报表审批单、发文稿纸、补休说明单、请假单、生产计划、产品制造施工通知单等多个管理流程，以下着重介绍其中的几个典型流程。
1、出差审批
湖南凌风车架有限责任公司的出差审批工作流程图如下所示：
处理过程说明如下：
① 员工出差：由申请人填写出差审批单，提交本部门主管审批；部门主管同意后提交分管副总经理，部门主管不同意则流程结束同时通知申请人；分管副总同意则送办公室登记并归档，分管副总不同意则流程结束同时通知申请人。
② 主管出差：由申请人填写出差审批单，提交分管副总审批；分管副总同意则送办公室登记并归档，分管副总不同意则流程结束同时通知申请人；
③ 副总出差：由申请人填写出差审批单，提交总经理审批；总经理同意则送办公室登记并归档，总经理不同意则流程结束同时通知申请人。
根据需求分析特点，在OA系统“流程定制”模块内完成“出差审批”流程的定制。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
出差审批 |
流程类别 |
考勤 |
对应表单 |
出差审批单 |
流程管理员 |
选择了总经理、分管副总及办公室主任姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
暂定为禁用状态 |
全体人员使用 |
是 |
流程结束后通知 |
创建人 |
归档数据库 |
办公室文档 |
归档文件夹 |
考勤管理/出差审批单/2003年度 |
流程说明 |
用于单位内人员出差审批管理。 |
第二步，环节定义，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
填单 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
部门审批 |
审批式 |
选入各部门主管姓名
选择具体办理人 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入域bmyj |
邮件提示 |
3 |
分管领导审批 |
审批式 |
../经理室/副总经理 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入域fgldyj |
邮件提示 |
4 |
领导审批 |
审批式 |
../经理室/总经理 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入域ldyj |
邮件提示 |
5 |
办公室登记 |
审批式 |
../办公室/主任 |
允许编辑文档 |
邮件提示 |
第三步，流向定义，规划如下流向：
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
其它设置 |
1 |
填写出差申请 |
<开始> |
填单 |
无 |
2 |
（1）到达部门主管审批 |
填单 |
部门审批 |
不满足其它条件时 |
3 |
（2）到达分管副总审批 |
填单 |
分管领导审批 |
岗位域gw=‘部长’
或gw=‘主任’ |
4 |
（3）到达总经理审批 |
填单 |
领导审批 |
岗位域gw=‘副总经理’ |
5 |
到达分管副总审批 |
部门审批 |
分管领导审批 |
无 |
6 |
到达办公室登记 |
分管领导审批 |
办公室登记 |
无 |
7 |
到达办公室登记 |
领导审批 |
办公室登记 |
无 |
8 |
登记审批，归档 |
办公室登记 |
<结束> |
无 |
出差审批单如下图所示：
2、未打卡说明审批
湖南凌风车架有限责任公司未打卡说明审批的工作流程图如右所示，
处理过程说明如下：
① 填单。员工未打卡（一天之内）由申请人填写未打卡说明单，说明未打卡理由及未打卡时间，提交本部门主管批准；部门主管签署意见为同意则提交办公室审核登记，意见为不同意则流程结束；办公室审核同意后登记并归档，流程结束同时通知申请人。
② 如果申请人属部门主管，则直接送办公室审核并登记后归档。 |
|
根据需求分析及其业务特点，在OA系统“流程定制”模块内定义“未打卡说明审批”流程。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
未打卡说明审批 |
流程类别 |
考勤 |
对应表单 |
未打卡说明单 |
流程管理员 |
选择了部分分管领导姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
暂定为禁用状态 |
全体人员使用 |
是 |
流程结束后通知 |
创建人 |
归档数据库 |
办公室文档 |
归档文件夹 |
考勤管理/未打卡说明/2003年度 |
流程说明 |
用于单位内人员未打卡说明单的审批管理。 |
第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
填单 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
部门审批 |
审批式 |
选择所有部门主管姓名；
只能由创建人所在部门人员办理 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bmyj |
邮件提示 |
3 |
办公室审核 |
审批式 |
../办公室/主任 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bgsyj |
邮件提示 |
第三步，流向定义，规划如下流向：
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
条件设置 |
1 |
填写未打卡说明审批单 |
<开始> |
填单 |
无 |
2 |
1．到达本部门主管审批 |
填单 |
部门审批 |
其它条件均不满足时 |
3 |
2．到达办公室审核 |
填单 |
办公室审核 |
职位域zw=’主任’或zw=’部长’ |
4 |
1．同意，送办公室审核 |
部门审批 |
办公室审核 |
无 |
5 |
2．不同意，结束 |
部门审批 |
<结束> |
部门意见域bmyj包含’不同意’ |
6 |
结束 |
办公室审核 |
<结束> |
无 |
下图为未打卡说明单窗口：
3、统计报表审批
湖南凌风车架有限责任公司统计报表审批的工作流程图如右所示。
其处理过程说明如下：
① 生产部和市场部的各自经办人填写好报表，送本部门主管审批后。
② 两部门主管审批后，意见同意则上报办公室，意见不同意则退回经办人重拟。
③ 办公室审核统计报表，审核不通过退回各自部门，审核通过经汇总后上报领导。
④ 领导阅示，通过则返回办公室，没通过则退回办公室。
⑤ 办公室登记并归档，抄送有关部门。
根据需求分析及其业务特点，在OA系统“流程定制”模块内定义“统计报表审批”流程。定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）： |
|
第一步，流程定义，定义流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
统计报表审批 |
流程类别 |
报表 |
对应表单 |
统计报表审批单 |
流程管理员 |
选择了部分分管领导姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
启用状态 |
全体人员使用 |
否 |
使用人 |
../市场部；../生产部 |
归档数据库 |
办公室文档 |
归档文件夹 |
统计报表/2003年度 |
流程说明 |
用于生产部、市场部的统计报表上报及审批管理。 |
第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
填表 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
部门审批 |
审批式 |
选择生产部及市场部主管姓名；
只能由创建人所在部门人员办理 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bmyj |
邮件提示 |
3 |
办公室汇总 |
审批式 |
../办公室/主任 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bgsyj |
邮件提示 |
4 |
领导阅示 |
审批式 |
../经理室/总经理 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域ldyj |
邮件提示 |
5 |
办公室归档 |
审批式 |
../办公室/主任 |
允许编辑文档
允许查看意见汇总 |
邮件提示 |
6 |
抄送 |
分发式 |
由上环节指定 |
|
|
第三步，流向定义，规划如下流向：
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
条件设置 |
1 |
填表 |
<开始> |
填表 |
无 |
2 |
到达本部门主管审批 |
填表 |
部门审批 |
无 |
3 |
1．同意，送办公室 |
部门审批 |
办公室汇总 |
其它条件均不满足时 |
4 |
2．不同意，退回经办人 |
部门审批 |
填表 |
部门意见域bmyj包含’不同意’ |
5 |
1．不同意，退回部门 |
办公室汇总 |
部门审批 |
其它条件均不满足时 |
6 |
2．同意，送领导阅示 |
办公室汇总 |
领导阅示 |
意见域bgzyj包含’不同意’ |
7 |
1．不同意，退回办公室 |
领导阅示 |
办公室汇总 |
意见域ldyj包含’不同意’ |
8 |
2．同意，送办公室归档 |
领导阅示 |
办公室归档 |
其它条件均不满足时 |
9 |
抄送各部门 |
办公室归档 |
抄送 |
无 |
10 |
结束 |
抄送 |
<结束> |
无 |
|
