一、组织机构设置
广州机床工具有限公司设有经理室、书记室、人事部、财务部、生产管理部、技术开发中心、技术管理中心、质量管理部、工会、公司办公室、销售部、电脑部、采购部、仓库、运输公司等。
二、流程定制
广州机床工具有限公司日常办公流程主要有收文、发文、工作月报、工作请示、报表审批、任务审批、请假、报销、办公设备修理申报、物品出厂放行条、工程报修审办表、物品采购等办公流程，以及部分系统流程，以下着重介绍其中的几个典型流程。
1、任务审批
广州机床工具有限公司任务审批流程主要用于各部门个人任务及计划上报审批管理，其工作流程图如下图所示：
注：虚线表示审批意见为‘不同意’
定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
第一步，流程定义，定义发文流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
任务审批 |
流程类别 |
工作管理 |
对应表单 |
任务审批单 |
流程管理员 |
选择了部分分管领导姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
启用状态 |
全体人员使用 |
是 |
流程结束后通知 |
创建人 |
归档数据库 |
归档库 |
归档文件夹 |
任务审批单 |
第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
任务填写 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
部门审批 |
审批式 |
选择所有部门经理姓名；
只能由创建人所在部门人员办理 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见内容填入域 |
工作到达提示 |
3 |
分管经理审批 |
审批式 |
../经理室/副总经理 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见内容填入域 |
工作到达提示 |
4 |
总经理审批 |
审批式 |
../经理室/总经理 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见内容填入域 |
工作到达提示 |
第三步，流向定义，根据实际工作流程图表明的流转特点，规划如下流向：
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
其它设置 |
1 |
任务填写 |
<开始> |
任务填写 |
无 |
2 |
提交部门经理审批 |
任务填写 |
部门审批 |
无 |
3 |
1．任务未获通过，审批结束 |
部门审批 |
<结束> |
无 |
4 |
2．继续送分管经理审批 |
部门审批 |
分管经理审批 |
无 |
5 |
1．任务未获通过，审批结束 |
分管经理审批 |
<结束> |
无 |
6 |
2．继续送总经理审批 |
分管领导审批 |
总经理审批 |
无 |
7 |
审批结束 |
总经理审批 |
<结束> |
无 |
下图为任务审批单窗口：
2、报销审批
广州机床工具有限公司报销审批的工作流程简述如下：
定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
第一步，流程定义，定义发文流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
报销审批 |
流程类别 |
财务管理 |
对应表单 |
报销单 |
流程管理员 |
选择了部分分管领导姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
启用状态 |
全体人员使用 |
是 |
流程结束后通知 |
创建人 |
归档数据库 |
财务库 |
归档文件夹 |
报销单/2002 |
流程说明 |
用于报销审批管理。 |
第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
填单 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
部门审批 |
审批式 |
选择所有部门经理姓名；
只能由创建人所在部门人员办理 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
3 |
分管领导
审批 |
审批式 |
由上一环节办理人选择 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
4 |
领导审批 |
审批式 |
../经理室/总经理 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
5 |
财务部经理
审核 |
审批式 |
../财务部 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
6 |
会计审核 |
审批式 |
../财务部/会计 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
7 |
出纳付款归档 |
审批式 |
../财务部/出纳 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
第三步，流向定义，根据实际工作流程图流转特点，流向定义详见下表。
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
条件设置 |
1 |
申请人填写报销单 |
<开始> |
填单 |
无 |
2 |
送本部门经理 |
填单 |
部门审批 |
无 |
4 |
不同意，退回申请人 |
部门审批 |
填单 |
无 |
5 |
同意，继续送分管经理 |
部门审批 |
分管领导审批 |
无 |
6 |
不同意，退回申请人 |
分管领导审批 |
填单 |
无 |
7 |
同意，继续送总经理 |
分管领导审批 |
领导审批 |
无 |
8 |
不同意，退回申请人 |
领导审批 |
填单 |
无 |
9 |
同意，继续送财务部经理 |
领导审批 |
财务部经理审核 |
无 |
10 |
不同意，退回申请人 |
财务部经理审核 |
填单 |
无 |
11 |
同意，继续送会计 |
财务部经理审核 |
会计审核 |
无 |
12 |
不同意，退回申请人 |
会计审核 |
填单 |
无 |
13 |
同意，继续送出纳 |
会计审核 |
出纳付款归档 |
无 |
14 |
出纳付款完毕并归档 |
出纳付款归档 |
<结束> |
无 |
下图为申请人新建的报销单窗口：
3、请假审批
广州机床工具有限公司请假审批的工作流程简述如下：
定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
第一步，流程定义，定义发文流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
请假审批 |
流程类别 |
考勤管理 |
对应表单 |
请假单 |
流程管理员 |
选择了部分分管领导姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
启用状态 |
全体人员使用 |
是 |
流程结束后通知 |
创建人 |
归档数据库 |
考勤库 |
归档文件夹 |
请假单/2002 |
流程说明 |
用于请假审批管理。 |
第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
填单 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
部门审批 |
审批式 |
选择所有部门经理姓名；
只能由创建人所在部门人员办理 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
3 |
分管领导
审批 |
审批式 |
由上一环节办理人选择 |
允许编辑文档
允许填写意见
将意见填入指定域 |
工作到达提示 |
第三步，流向定义，根据实际工作流程图流转特点，流向定义详见下表。
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
条件设置 |
1 |
申请人填写请假单 |
<开始> |
填单 |
无 |
2 |
送本部门经理 |
填单 |
部门审批 |
无 |
3 |
1．继续送分管经理 |
部门审批 |
分管领导审批 |
无 |
4 |
2．送人事科归档 |
部门审批 |
人事科归档 |
无 |
5 |
3．审批结束 |
部门审批 |
填单 |
无 |
6 |
1．送人事科归档 |
分管领导审批 |
人事科归档 |
无 |
7 |
2．审批结束 |
分管领导审批 |
填单 |
无 |
8 |
归档结束 |
人事科归档 |
<结束> |
无 |
下图为申请人新建的请假单窗口：
三、系统实施周期
广州机床工具有限公司具体实施过程如下：
编号 |
主 题 |
时间 |
实施内容 |
参与人员 |
1 |
系统安装 |
2个
工作日 |
安装服务器端及客户端 |
服务工程师
系统管理员 |
2 |
系统管理员
培训 |
3个
工作日 |
Lotus Domino/Notes基础、配置；
合强软件应用、管理及维护等。 |
培训工程师
系统管理员 |
3 |
数据准备 |
2 |
主要是客户按要求准备及方案 |
系统管理员
相关部门 |
4 |
系统定制 |
5个
工作日 |
根据应用方案对OA系统进行定制，并对定制完毕的系统进行测试。 |
服务工程师
系统管理员 |
5 |
使用人员
培训 |
3个
工作日 |
系统登录及相关概念；
合强软件操作及应用等。 |
培训工程师
系统管理员
所有操作员 |
6 |
领导
培训 |
3个
工作日 |
系统登录及相关概念；
合强软件操作及应用；
工作管理及监控应用等。 |
培训工程师
系统管理员及单位领导 |
7 |
系统试运行 |
2周 |
熟练和掌扼过程 |
全体人员 |
8 |
验收 |
1天 |
系统和功能 |
厂领导 |
9 |
正式运行 |
|
日常维护和管理。 |
服务工程师
系统管理员 |
（本文发表于2003年6月11日）
|
