一、系统背景
交通银行是一家全国性国有股份制商业银行。遵义分行成立于一九九零年五月，现有员工289人，下设14个职能部门、16个支行、1个营业部、2个自助银行共19个营业网点。
十几年来，交通银行遵义分行以“一流的服务质量、一流的工作效率、一流的银行信誉”为办行宗旨，大力拓展业务市场，支持地方经济建设。遵义分行注重用现代科技手段服务市民：推出了遵义市首家全天候无人银行，拥有18台ATM，2台CDM，191家太平洋特约商户，18台多媒体自助缴费通，利用太平洋卡为广大客户提供了代收电费、税费、电话费、手机费、寻呼费、牛奶费、罚没款等代理业务。推出的电话银行、自助银行、精品银行和七大先进系统、“五通—汇兑”的高科技服务网络构成为客户服务的优势格局，突出交行科技领先，优质服务的新型商业银行形象。
交通银行遵义分行内部OA系统是该行实现内部电子化办公及事务管理的核心信息系统，也是该行本年度进一步深化内部信息化建设的重点。2002年9月，交通银行遵义分行选择了由遵义电信实业公司飞翔多媒体通信发展有限责任公司提供的合强智能办公系统V3.0构建内部OA系统。
二、系统安装
（一）Domino命名方案
交通银行遵义分行OA系统应用的平台是Lotus Domino R5.08，其命名方案如下：
Notes网络域名： |
OA-Server.com |
主机名： |
OA-Server |
Domino服务器名： |
OA-Server |
Domino服务器ID口令： |
初始口令00000000 |
Domino服务器ID文件名： |
缺省命名server.id |
Domino服务器ID文件存放路径： |
\Lotus\Domino\Data |
Domino验证者： |
OA-cert |
Domino验证者ID口令： |
初始口令00000000 |
Domino验证者ID文件名： |
缺省命名cert.id |
Domino验证者ID文件存放路径： |
\Lotus\Domino\Data |
Domino管理员姓名： |
Admin |
Domino管理员ID口令： |
初始口令00000000 |
Domino管理员ID文件名： |
缺省命名user.id |
Domino管理员ID文件存放路径： |
\Lotus\Notes\Data |
Domino文件定期备份路径： |
E:\OABAK\LotusData |
（二）OA系统安装
合强智能办公系统是个完全产品化的软件，安装过程简单，主要分三个步骤：
1． 程序安装。在\domino\data数据目录内产生子目录\OAData，存放OA系统各文件。
2． 文件签名。通过Domino服务器的验证和认证，使其成为合法资源。
3． 系统初始化。由模板文件生成OA系统各模块的初始数据库文件。
合强智能办公系统只需要安装在Domino服务器数据目录内，客户端无需安装任何数据，做到客户端零维护。系统提供了C/S和B/S两种运行模式，采用多数用户使用B/S模式访问OA系统，客户端只需安装有Microsoft IE 6.0程序，减化了维护工作量，只有少数(有兴趣的)用户使用C/S模式，所以，需要在这些客户端安装Lotus Notes R5.08程序。
三、系统主要模块应用设置
（一）组织机构设置
交通银行遵义分行设有行长室、办公室、稽核室、计划财务会计室、保卫处、党委办公室、党委组织部、风险资产管理处、个人消费信贷中心、工会办公室、公司业务部、监察室、人事教育部、授信管理处、私人金融业务处、团委、行政处、电脑中心、万里中心支行、碧云中心支行、开发区中心支行、中华路中心支行、分行营业部等部门。
合强智能办公系统的 “组织机构”模块为实现OA系统按实际组织结构管理方式进行用户管理提供了方便，成为工作分配和权限管理的基础。
其中，“部门-岗位”设置情况如下图所示：
“部门-岗位-人员”设置情况如下图所示：
（二）流程及表单设置
交通银行遵义分行日常主要有收文、发文、案件报告、大额费用事前报批表、工作月报表、后勤工作联络、监控设备故障报告、业务办公用品购置审批、招待费审批、储蓄查询查复、零售业务资料修改冻结、现金支付计划上报、工作请示、工作联络、请假申请等流程，以下着重介绍其中的几个典型流程。
1、工作月报表
交通银行遵义分行的工作月报流程用于全行各部门员工每月的工作总结及其上报审批的管理。工作流程图如右下图所示，处理过程简述如下：
在OA系统的“流程定制”模块内，“工作月报表”流程的定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
第一步，流程定义，定义收文流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
工作月报表 |
流程类别 |
工作管理 |
对应表单 |
工作月报表 |
流程管理员 |
选择了部分分管领导姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
暂定为禁用状态 |
全体人员使用 |
是 |
流程结束后通知 |
创建人 |
归档数据库 |
办公室归档 |
归档文件夹 |
工作月报表/2002年度 |
流程说明 |
用于全行各部门员工每月定期上报的工作总结管理。 |
第二步，环节定义，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
工作月报表填写 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
办公室签 |
审批式 |
../办公室/主任 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入指定域 |
邮件提示 |
3 |
分管行长阅 |
审批式 |
../行长室/副行长 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入指定域 |
邮件提示 |
4 |
行长阅 |
审批式 |
../行长室/行长 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容写入指定域 |
邮件提示 |
第三步，流向定义，规划如下流向：
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
其它设置 |
1 |
填写工作月报表 |
<开始> |
工作月报表填写 |
无 |
2 |
送办公室登记 |
工作月报表填写 |
办公室签 |
无 |
3 |
登记完毕，送分管行长批示 |
办公室签 |
分管行长阅 |
无 |
4 |
审批结束，送行长批示 |
分管行长阅 |
行长阅 |
无 |
5 |
审批完毕，归档 |
行长阅 |
<结束> |
无 |
其环节定义如下图所示：
其流向定义如下图所示：
下图为工作月报表文档的窗口：
2、病假审批
交通银行遵义分行的请假审批过程管理规范细致，这里以其中的病假审批为例，工作流程图如下图所示：
① 申请人填写病假单并提交。
② 当假期类型属‘住院’时，则直接提交分管行长审批。
③ 申请人职务属机关员工，则提交本部门审批，然后再送分管行长审批；属中层干部，则直接提交分管行长审批；属支行员工的，则送支行行长审批，同时，当请假天数超过（含）7天时，须再送人教处审批。
④ 审批结束归档；审批结果应通知申请人。
根据病假审批处理特点，在OA系统的“流程定制”模块内，“病假审批”流程的定制过程主要分三步（以下各表内只列出必须选项设置，没列出的均采用系统默认值）：
第一步，流程定义，定义发文流程的基本属性，如下表所示：
流程名称 |
病假审批 |
流程类别 |
考勤 |
对应表单 |
病假单 |
流程管理员 |
选择了部分分管领导姓名 |
设置为自由流程 |
否 |
启用/禁用 |
暂定为禁用状态 |
全体人员使用 |
是 |
流程结束后通知 |
创建人 |
归档数据库 |
办公室归档 |
归档文件夹 |
请假/病假单/2002年度 |
流程说明 |
用于全行各部门员工病假申请的审批管理。 |
第二步，环节定义，根据实际工作流程图，规划如下环节：
序号 |
环节名称 |
办理方式 |
办理人 |
办理权限 |
提示催办 |
1 |
填单 |
编辑式 |
创建人 |
允许跟踪后续过程 |
无 |
2 |
部门审批 |
审批式 |
选择所有部门领导姓名；
只能由创建人所在部门人员办理 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域bmyj |
邮件提示 |
3 |
分管行长审批 |
审批式 |
../行长室/副行长 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域hzyj |
邮件提示 |
4 |
人教处审批 |
审批式 |
../人事教育处/处长 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域rjyj |
邮件提示 |
5 |
中心支行审批 |
审批式 |
选择各中心支行行长姓名；
只能由创建人所在部门人员办理 |
允许编辑文档
允许填写意见
意见内容填入域hzyj |
邮件提示 |
第三步，流向定义，根据实际工作流程图流转特点，规划如下流向：
序号 |
流向名称 |
源环节 |
目标环节 |
条件公式 |
1 |
填写病假单 |
<开始> |
填单 |
无 |
2 |
1．部门审批 |
填单 |
部门审批 |
假期类别域jqlb=’门诊’
且职务域zw=’机关员工’ |
3 |
2．分管行长审批 |
填单 |
分管行长审批 |
假期类别域jqlb=’住院’ |
4 |
3．分管行长审批 |
填单 |
分管行长审批 |
假期类别域jqlb=’门诊’
且职务域zw=’中层干部’ |
5 |
4．中心支行行长审批 |
填单 |
中心支行审批 |
假期类别域jqlb=’门诊’
且职务域zw=’支行员工’ |
6 |
1．不同意，退回 |
部门审批 |
填单 |
部门意见域bmyj包含‘不同意’ |
7 |
2．同意，继续送分管行长审批 |
部门审批 |
分管行长审批 |
部门意见域bmyj不包含‘不同意’ |
8 |
1．不同意，退回 |
分管行长审批 |
填单 |
行长意见域hzyj包含‘不同意’ |
9 |
2．同意，归档 |
分管行长审批 |
<结束> |
行长意见域hzyj不包含‘不同意’ |
10 |
1．不同意，退回 |
中心支行审批 |
填单 |
行长意见域hzyj包含‘不同意’ |
11 |
2．同意，不超过7天，直接归档 |
分管行长审批 |
<结束> |
行长意见域hzyj不包含‘不同意’
且假期天数域jqts<7 |
12 |
3．同意，超过7天，送人教处审批 |
分管行长审批 |
人教处审批 |
行长意见域hzyj不包含‘不同意’
且假期天数域jqts>=7 |
13 |
1．不同意，退回 |
人教处审批 |
填单 |
行长意见域rsyj包含‘不同意’ |
14 |
2．同意，归档 |
人教处审批 |
<结束> |
行长意见域rsyj不包含‘不同意’ |
下图为病假单窗口：
（三）文件库的规划与设置
文件管理的目是对交通银行遵义分行文件的产生、存储和访问进行有效的组织与控制，交通银行遵义分行文件库有办公室归档库、交银遵办发库、交银遵党委发库、各部门发文库、电脑中心资料库、交银遵发文件库等。下面以办公室归档库为例进一步说明交通银行遵义分行的文件库设置。
编号 |
库英文名 |
库中文名 |
库属性 |
管理员 |
1 |
FC001.NSF |
办公室归档库 |
只读库 |
../行长室
../办公室/主任 |
2 |
FC002.NSF |
交银遵办发库 |
只读库 |
../行长室
.. /办公室/主任 |
3 |
FC003.NSF |
交银遵党委发库 |
只读库 |
../党委/书记 |
4 |
FC004.NSF |
各部门发文库 |
只读库 |
../行长室
../办公室/主任 |
5 |
FC005.NSF |
电脑中心资料库 |
可编辑库 |
../电脑中心/主任 |
6 |
FC006.NSF |
交银遵发文件库 |
可编辑库 |
../办公室/主任 |
7 |
… |
… |
… |
… |
其中，办公室归档库内文件夹设置如下图所示：
四、系统实施
交通银行遵义分行OA系统实施用了30个工作日，由于部分内容采用并行执行，实施周期控制在20天左右，具体实施过程如下：
编号 |
主 题 |
时间 |
实施内容 |
参与人员 |
1 |
系统安装 |
2个
工作日 |
网络规划、服务器及客户端优化；
Lotus Domino/Notes安装及配置；
合强软件安装及初始化配置等。 |
飞翔公司工程师
系统管理员 |
2 |
系统管理员
培训 |
3个
工作日 |
Lotus Domino/Notes基础、配置；
合强软件应用、管理及维护等。 |
飞翔培训工程师
系统管理员 |
3 |
确定应用方案 |
2个
工作日 |
调研、分析、确定出OA系统的具体应用方案，包括：组织机构、工作流程及表单、文件管理体系、访问权限等。 |
飞翔公司工程师
OA实施小组 |
4 |
系统定制 |
10个
工作日 |
根据应用方案对OA系统进行定制，并对定制完毕的系统进行测试。 |
飞翔公司工程师
系统管理员 |
5 |
使用人员
培训 |
4个
工作日 |
系统登录及相关概念；
合强软件操作及应用等。 |
飞翔培训工程师
系统管理员
所有操作员 |
6 |
领导
培训 |
3个
工作日 |
系统登录及相关概念；
合强软件操作及应用；
工作管理及监控应用等。 |
飞翔培训工程师
系统管理员
单位领导 |
7 |
系统试运行 |
5个
工作日 |
系统调试，需求优化
稳定性、安全性、实用性测试
用户模拟试用 |
系统管理员
所有操作员 |
8 |
系统正式运行 |
1个
工作日 |
日常维护和管理。 |
飞翔服务工程师
系统管理员 |
（本文发表于2003年6月11日）
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